Przeglądając ostatnio sieć, w poszukiwaniu informacji na temat technologii RPA (robotic process automation) natrafiłam na sporo treści o zróżnicowanej jakości.
Przewijały się artykuły bardzo techniczne – kompletnie niezrozumiałe dla zwykłego człowieka jak i artykuły zakłamujące rzeczywistość. Bywa tak często, kiedy temat zaczyna być “nośny”. Zaczynają pojawiać się eksperci z różnych stron internetu, którzy często nie są praktykami, a raczej teoretykami. Przez to tworzą się przeróżne Mity dotyczące technologii RPA.
Pracuje w firmie Pirxon S.A. już 5 rok, w swojej karierze zawodowej stworzyłam ponad 30 robotów (cyfrowych Pracowników) dla bardzo zróżnicowanych pod względem branż firm.
Dlatego też postanowiłam się odnieść do najczęściej pojawiających się pytań, rozterek oraz mitów dotyczących RPA – prosto, bez technicznego żargonu.
Technologia RPA szturmem wzięła firmy w Polsce i na świecie. Tym samym pojęcie to coraz szerzej funkcjonuje w biznesie. Co jednak kryje się pod tym skrótem? RPA, czyli Robotic Process Automation to technologia umożliwiające robotyzację (automatyzację) procesów biznesowych. W największym skrócie oznacza „posadzenie” do biurka programu komputerowego zamiast człowieka. Skoro temat jest tak popularny i nośny to mamy dzisiaj do czynienia z sytuacją naturalną dla takich kwestii – natłok informacji. Z każdej strony docierają do nas wpisy o tym co robotyzować, jak robotyzować, z kim robotyzować i czym robotyzować. I bardzo dobrze, wiedza i dobre zrozumienie technologii ułatwiają firmom podjęcie decyzji o wykorzystaniu tej technologii oraz zmniejsza ryzyko popełniania błędów w jej wprowadzaniu. Koniecznym jest jednak zastanowienie się od kogo tę wiedzę pozyskujemy? Od praktyków? Teoretyków? Fascynatów technologii? Firm dostarczających technologię? Następnie konieczna jest weryfikacja tej wiedzy i wybranie odpowiedzi dobrych i rzetelnych. Niektóre informacje możemy pozyskać tylko i wyłącznie od praktyków, ponieważ skala wdrożonych przez nich robotów buduje ich wiedzę i kompetencje. Gdybym dzisiaj miała się zastanowić jak najlepiej odpowiedzieć na większość wątpliwości powiedziałabym, że w przypadku RPA nie mamy już do czynienia z klasycznym FAQ (Często zadawane Pytania), tutaj spotykam się już z AAQ (Zawsze Zadawane Pytania)
Czy roboty zwalniają ludzi?
Dokładnie tak samo jak każda inna technologia robot może przyczynić się do redukcji etatów. Jednak jego głównym celem jest „uwolnienie” człowieka od zadań żmudnych, powtarzalnych i czasochłonnych. Spośród wszystkich wdrożonych przeze mnie robotów żaden nie przyczynił się do zwolnienia pracownika. Za to zdecydowana większość z nich została nazwana wybranym przez ludzi imieniem i stała się częścią organizacji. Stała się współpracownikiem, który po prostu nie musi chodzić na urlopy, do toalety czy zwolnienie lekarskie.
Czy robot nie narobi nam szkód?
To wszystko zależne jest od nas – ludzi. Niezależnie od tego czy zdecydujemy się na wdrożenie samodzielne czy z zewnętrznym dostawcą, takim jak PIRXON, firma, w której pracuję, robot będzie tak silny, jak jego zaprojektowany przez człowieka algorytm. Jeśli na etapie analizy procesu i projektowania robota dołożymy wszelkich starań do jak najdokładniejszego prześledzenia procesu, wyłapania wyjątków i ewentualnej optymalizacji kroków, jedynym zagrożeniem dla robota pozostanie ludzka interwencja.
Czy moje IT powinno się angażować?
W odróżnieniu od klasycznej automatyzacji robotyzacja może odbywać się z minimalnym udziałem IT polegającym jedynie na przygotowaniu stacji roboczej i dostępów dla naszego cyfrowego pracownika. Jednak nie musi – zaangażowanie działu IT często uszczelnia proces testowania robota. Specyficzne umiejętności w zakresie algorytmicznego myślenia pozwalają informatykom często na szersze spojrzenie niż posiada pracownik biznesowy. Tak naprawdę wszystko zależy od kultury organizacji, obciążenia działu IT oraz polityki bezpieczeństwa.
Czemu mam szukać zewnętrznego dostawcy, skoro mogę zrobić to sam, przecież to proste.
Najczęściej chyba pojawiającym się mitem są słowa „księgowi mogą robić roboty”. W bardzo podstawowym zakresie, dzięki zastosowaniu nagrywania ekranu, oczywiście mogą. Jednak zdobycie kompetencji budowania skomplikowanych robotów, obsługujących obszerne procesy wymaga czasu, którego zazwyczaj w organizacjach po prostu brakuje. Każdy pracownik ma swoją pracę operacyjną do wykonania i robotyzacja jest dla niego nie jako „gratisem” do masy obowiązków, którą już posiada. To wszystko sprawia, że proces robotyzacji w firmie jest dłuższy, bardziej kosztowny i wyczerpujący oraz narażony na niepowodzenie. Jeśli jednak jest taka wola w organizacji jak najbardziej można robić roboty samodzielnie. Dokładnie tak samo jak można stosować klasyczną automatyzację własnymi zasobami, a nie firmą zewnętrzną. Partner zewnętrzny, jak PIRXON, zmniejsza koszty robotyzacji, czas wdrożenia i przede wszystkim zdejmuje z naszych barków odpowiedzialność za przeprowadzenie rzetelnej analizy. Nie oznacza to jednak, że outsourcing prac ma jedynie same superlatywy. Wybranie złego dostawcy może spowodować zniechęcenie pracowników do technologii, zwiększenie kosztów projektu oraz zablokowanie jego dalszego rozwoju na szczeblu decyzyjnym. Dlatego ważne, aby przy wyborze zewnętrznego dostawcy kierować się ilością przeprowadzonych już przez niego projektów oraz rekomendacjami.
Przecież to wszystko da się zrobić klasyczną automatyzacją, po co mam robotyzować?
Ze względu na koszty i czas wdrożenia. Zestawienie połączenia pomiędzy zewnętrznymi aplikacji przy zastosowaniu klasycznych metod generuje zazwyczaj o wiele większe koszty niż zatrudnienie w tym celu „cyfrownika” (cyfrowego pracownika). Warto również zwrócić uwagę na fakt, że często pojęcie automatyzacji i robotyzacji są stosowane zamiennie. Czy poprawnie? W jedną stronę tak. Mamy tu sytuację analogiczną do kwadratów i prostokątów – każda robotyzacją jest automatyzacją, jednak na odwrót nie.
Czy będę musiał poświęcać robotowi czas i kto będzie odpowiadał za jego pomyłki?
Wszystko zależne jest od tego czy decydujemy się na zewnętrzną firmę czy samodzielne działanie oraz jaki sposób uruchamiania będzie dla nas najbardziej optymalny. Możemy współpracować z naszym cyfrownikiem bardzo ściśle w trybie nadzorowanym lub też pozostawić go samego sobie, na koniec weryfikując jedynie wyniki jego pracy. Możemy uruchamiać go mailowo, ręcznie lub automatycznie o zadanej godzinie. Możemy dzielić proces na dwa lub żądać od cyfrownika kontaktu poprzez okno dialogowe. Wszystko zależne jest od nas, naszego procesu, podejścia i, nie oszukujmy się, fantazji.
Jak to w ogóle powstaje?
Początkowym i najtrudniejszym etapem jest analiza procesu i dokładne zaprojektowanie algorytmu oraz wybranie technologii, których jest na rynku bardzo dużo. Potem jest już z górki – przechodzimy wtedy do faktycznego wyklikania robota, przetestowania go i wdrożenia. Czemu z górki – ponieważ dobrze zaprojektowany proces jest łatwy w oprogramowaniu dla osoby, która jest zaznajomiona z logiką.
Jak wybrać technologię?
Na rynku mamy bardzo szeroki wachlarz dostawców technologii RPA. Różnią się ceną, możliwościami, prestiżem oraz stopniem skomplikowania obsługi. Jeśli decydujemy się na zewnętrznego dostawcę robota warto spytać jakie ma doświadczenia z różnymi technologiami i oprzeć decyzję na jego wiedzy. Gdy decydujemy się na samodzielne wdrożenie – można, w przypadku niektórych dostawców, skorzystać z wersji demonstracyjnych lub obejrzeć filmy instruktażowe dotyczące obsługi.
Jak wybrać proces do robotyzacji?
Najprostszą metodą jest zapytanie pracowników biznesowych „których zadań w swojej pracy najbardziej nie lubisz, bo są najbardziej męczące?”. Proces nadający się do przekazania cyfownikowi to taki, który jest powtarzalny, zdigitalizowany, czasochłonny lub o bardzo dużym wolumenie. Czemu zdigitalizowany? Ponieważ roboty w całej swej wspaniałości nie potrafią jeszcze czytać z kartek. Mogą to robić jedynie przy użyciu systemu OCR (Optical Character Recognition), czyli systemu, który odczytuje dokumenty papierowe i przenosi je do wersji cyfrowej.
Wszystkie te pytania padają na każdym spotkaniu dotyczącym robotyzacji. Są zdecydowanie najbardziej nurtującymi osoby zainteresowane tą technologią kwestiami. Warto znać odpowiedzi na każde z nich przed rozpoczęciem zatrudniania cyfrownika w swojej organizacji. Warto też, dla ułatwienia opieki oraz wdrożenia go do zespołu, trochę go spersonalizować chociażby poprzez nadanie mu imienia. Zdecydowanie łatwiej krzyknąć przez floor „wyślij faktury do Tomasza” niż „wyślij paczkę faktur do robota odpowiedzialnego za ich wprowadzanie i dekretację”. Bardzo istotnym elementem jest także dokładne opowiedzenie pracownikom o zasadach działania technologii. Ludzie boją się tego, czego nie znają. Poznajmy ich więc z cyfrownikami i ułatwmy życie wszystkim – klientom, pracownikom, decydentom i sobie samym, zostawmy człowiekowi to, co ludzkie, a robotowi to co żmudne. Niezależnie od tego czy już tworzysz roboty sam czy dopiero się nad tym zastanawiasz – napisz do nas, do PIRXON SA, i pozwól profesjonalistom wykonać tę pracę za Ciebie – kompleksowo, szybko i rzetelnie.
AUTOR: Martyna Lipnicka
Ekspert od Robotyzacji Procesów Biznesowych / RPA DEVELOPER W PIRXON S.A.
